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Das Generalsekretariat bearbeitet im Bereich Support: Führung und Recht im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben pro Jahr rund 700 bis 800 Geschäfte (vgl. auch die Angaben im jährlichen Geschäftsbericht des Regierungsrates). Es erstellt zu jedem Geschäft ein Dossier, das der Dokumentation und der Nachvollziehbarkeit des behandelten Geschäfts dient. Die Dossiers zu den Geschäften werden in der Geschäftskontrolle (Rechtsinformationssystem RIS) erschlossen und verzeichnet. Soweit elektronische Dokumente vorhanden sind, werden sie in die Geschäftskontrolle integriert. Das Geschäftskontrollsystem unterscheidet verschiedene Geschäftskategorien, die an die Aufgaben des Generalsekretariats anknüpfen. Auch der Personaldienst erfasst seine wesentlichen Geschäfte in der Geschäftskontrolle (ca. 50 - 100 pro Jahr).
Die elektronischen Daten und die in Papierform gesammelten Akten werden grundsätzlich nach Geschäftsabschluss (im RIS registriertes Erledigungsdatum) 10 Jahre lang aufbewahrt. Nochmals 10 Jahre verbleiben die Geschäftsdaten im RIS-Archiv, wo sie nur noch von MitarbeiterInnen mit spezieller Berechtigung eingesehen werden können. Danach werden die Daten dem Staatsarchiv zur dauernden Archivierung angeboten. Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Unterlagen werden vernichtet.
Neben RIS sind im GS noch einige andere Datenverwaltungssysteme im Einsatz.
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| Verzeichnis der im Generalsekretariat genutzten Datenverwaltungssysteme | | Bezeichnung | Zweck | Rechtsgrundlage | Personendaten | Rechtsinformationssystem
RIS | - Erfassung, Weiterleitung und Abwicklung der Geschäfte (einschliesslich Angaben zu den beteiligten Personen)
- Wissensmanagement
| § 44 OG RR | ja | Integriertes Relationales Informationssystem
IRIS | - Bewirtschaftung von Adressen (Kunden, Liferanten etc.)
- Bewirtschaftung von Aufträgen (Waren, Leistungen etc.)
- Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen (Debitoren/Kreditoren
| § 44 OG RR
CRG | ja | HR-Info
(Auszug aus dem kantonalen Personal und Lohnadministrationssystem PALAS) | - Führung der Personainformationen
(Einstellung, Beurteilungen, Einreihung, Beförderungen, Austritte etc.;
Die Personalakten werden in Papierform geführt)
| Personalgesetz | ja | | Leistungserfassungssystem LERF | - Zeit- und Leistungserfassung durch das Personal
| Personalgesetz
CRG | ja | | Adressverwaltung IST | - Bewirtschaftung der Adressen für Mitteilungen und Einladungen
- Bewirtschaftung der Kontaktkoordinaten von ArbeitspartnerInnen
| § 44 OG RR | ja | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
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